انواع اتاق کنفرانس و ملزومات آن

آشنایی انواع اتاق کنفرانس و ملزومات و تجهیزات اتاق کنفرانس یکی از دغدغه های کاربرانی هست که قصد راه اندازی این تشکیلات را دارند. اتاق کنفرانس یکی از مکان‌های پر کاربرد در هر شرکت است. این اتاق ویژگی‌های خاصی دارد که آن را از سایر اتاق‌ها جدا می‌کند. بنابراین چیدمان و دکوراسیون این مکان اهمیت زیادی دارد. مبلمان یکی از اجزای مهم اتاق کنفرانس است. مبلمان اتاق کنفرانس می‌تواند بسته به هدف افراد از برگزاری جلسات، در سبک‌های مختلفی چیده شود. همچنین میزهای بزرگ موجود در این اتاق می‌توانند به صورت‌های مختلفی قرار بگیرند و استفاده شوند. علاوه بر مبلمان، برای ملزومات این فضا نیز می‌توان به داشتن تجهیزات فناوری مناسب، نورپردازی اصولی و حفظ حریم خصوصی اشاره کرد.

اتاق کنفرانس چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟

1. اتاق کنفرانس فضایی اختصاص یافته برای برگزاری رویدادهای مختلف است .
2. در انواع اتاق کنفرانس معمولاً میزی بزرگ به همراه چند صندلی دور آن قرار دارد تا تعامل و ارتباط به صورت رو در رو انجام شود.
3. این اتاق برای جلسات ویدئویی یا حضوری کارمندان، مشتری‌ها، هیئت مدیره و جلسات آموزشی، مصاحبه و سایر کنفرانس‌های برنامه‌ریزی شده است.
4. اصولا در اتاق کنفرانس ، بحث‌های مدیریتی و سایر موقعیت‌های مهم تصمیم‌گیری استفاده می‌شود.
5. یک اتاق کنفرانس به شما فرصت می‌دهد با تمامی کارمندان و مشتریان خود در هر نقطه‌ای از اتاق که نشسته باشند، ارتباط برقرار کنید، زیرا این اتاق کاملاً مجهز به تجهیزات کنفرانس و فناوری برای استفاده است.
6. اندازه اتاق کنفرانس معمولاً متوسط ​​یا بزرگ است که می‌توان ماهانه جلسات مختلف با تعداد افراد زیاد را در این مکان به راحتی برگزار کرد.
7. اتاق کنفرانس باید به قدری بزرگ باشد که بتواند کل کارمندان را در آن جا دهد،
8. اندازه گفته شده برای اتاق‌های کنفرانس متفاوت است.
9. به طور کلی بین 5 تا 20 نفر بسته به اندازه افراد شرکت در اتاق کنفرانس گنجانده می‌شوند.
10. فقط شرکت‌هایی که اعضای زیاد یا شعبه‌های مختلف دارند به اتاق‌های کنفرانس احتیاج دارند.
11. فضاهای کاری کوچک‌تر و مشترک، شاید نیاز زیادی به اتاق کنفرانس نداشته باشند.

انواع اتاق کنفرانس

هدف شما برای استفاده از اتاق کنفرانس کمک می‌کند تا به شکلی کاملاً کاربردی و متناسب با سبک کار خود، دکوراسیون و چیدمان اتاق را انتخاب کنید. در ادامه به چند مورد از سبک‌های مختلف برای چیدن اتاق کنفرانس اشاره می‌کنیم.

انواع اتاق کنفرانس؛ سبک سالن تئاتر یا سالن نمایش

• در این سبک، حضار نیاز به نوشتن و مصرف غذا ندارند.
• در این حالت، صندلی‌ها به صورت ردیفی رو به جایگاه سخنران، یا نقطه کانونی اتاق قرار می‌گیرند.
• به یاد داشته باشید که پهنای صندلی استاندارد اتاق جلسات از بدن اکثر افراد کمتر است.
• بهتر است بین هر صندلی چند سانتی‌متر فاصله باشد تا افراد بتوانند راحت بنشینند و دست‌هایشان به هم برخورد نکند.
• این موضوع از ظرفیت اتاق شما می‌کاهد. برای رفع این مشکل، در بعضی از مکان‌ها ممکن است از صندلی‌هایی استفاده شود که به هم وصل می‌شوند‌.

انواع اتاق کنفرانس؛ سبک مدرسه یا کلاس

• این سبک برای جلساتی که شرکت‌کنندگان نیاز به نوشتن یا استفاده از رایانه دارند، مناسب است.
• این سبک باعث می‌شود حداقل تعامل بین شرکت کنندگان ایجاد شوند در نتیجه آن‌ها تمرکز بیشتری خواهند داشت
• حضار در این حالت می‌توانند از سخنرانی‌ها و جلسات آموزشی به نحو احسن استفاده کنند.
• در این سبک، صندلی‌ها روبروی جایگاه مجری یا سخنران قرار می‌گیرند.
• صندلی‌های استاندارد، به ازای هر میز 180 سانتی‌متری، سه عدد و برای هر میز 240 سانتی‌متری، چهار عدد است.
• بین میز و صندلی‌ها راهی برای رفت و آمد در نظر گرفته می‌شود.

انواع اتاق کنفرانس؛ سبک کنفرانس

• سبک کنفرانس، برای جلساتی با تعداد افراد کم، که هدف اصلی، تعامل بین شرکت‌کنندگان است، بسیار مناسب است.
• وقتی شرکت‌کنندگان پشت میز می‌نشینند، نسبت به همه افراد دید مناسبی دارند و می‌توانند با آن‌ها ارتباط برقرار کنند.
• این سبک برای مباحثه و گفت‌وگوهای طولانی مدت استفاده می‌شود زیرا افراد، کاملاً چهره یک‌دیگر را می‌‌بینند و می‌توانند باهم ارتباط برقرار کنند.
• همه فعالیت‌های مشارکتی نیاز به میز ندارند. گاهی اوقات اتاق کنفرانس می‌تواند، مکانی آرام برای داشتن یک گفتگوی آرام و خصوصی و جایی برای انجام کار گروهی باشد.

انواع اتاق کنفرانس؛ سبک ضیافت

• این سبک برای جلساتی که به خدمات غذا و نوشیدنی نیاز دارند.
• سبک ضیافت، در جاهایی که از شرکت‌کنندگان خواسته می‌شود، برای داشتن بهترین عملکرد به گروه‌های کوچک تقسیم شوند، بسیار کاربردی و مناسب است.
• این سبک شامل چند میز گرد 152، 167 یا 182 سانتی‌متری با صندلی‌هایی در اطراف میز یا فقط در یک طرف آن است.
• اگر به نمایش اسلاید و مشاهده سخنران نیاز باشد، بهتر است از میزهای نیم‌دایره استفاده شود زیرا چنین میزهایی امکان مشاهده بهتر روند جلسه و تعامل با سایر افراد را تسهیل می‌کند.

انواع چیدمان میز اتاق کنفرانس

در ادامه محتوا قصد داریم شما را با نکاتی از چیدمان میز اتاق کنفرانس استفاده از مبلمان مناسب فضای اداری یکی از مهم‌ترین مواردی است که باید به آن دقت کنید. میز یکی از اجزای این مبلمان است. میزها به هر سبکی که هستند باید فاصله مناسب را بین افراد شرکت کننده ایجاد کنند. به طوری که دست‌های دو نفر هنگام کار و نشستن با نفر کناری برخورد نداشته باشد. مدل میز و مبل اداری مدرن این اتاق ها متفاوت با میز های دیگر می باشد. در این بخش به چند مدل از میزهایی که برای اتاق کنفرانس استفاده می‌شود اشاره می‌کنیم.  

جهت خرید میز اداری کلیک کنید | تنوعی بی‌نظیر از محصولات

 

میز مستطیلی

یکی از  انواع مدل میز اتاق کنفرانس میزهای مستطیلی است. یک میز مستطیل مستحکم که می‌تواند تنها میز موجود در اتاق جلسات باشد یا با کنار هم قرار دادن میزهایی به عرض 76 سانتی‌متر به صورت ردیفی میزی بزرگ ایجاد شود که افراد دورتا دور آن‌ها می‌نشینند. استفاده از میزهای بزرگ به هم چسبیده برای جلسات هیئت مدیره بسیار مناسب است زیرا افراد به هم نزدیک هستند و می‌توانند بهتر باهم ارتباط برقرار کنند. ن

میز U شکل

گاهی میزها در جلسه‌های کنفرانس به صورت نعل اسب چیده می‌شوند تا شرکت کنندگان راحت‌تر بتوانند با هم ارتباط بر قرار کنند. از فضای خالی وسط اتاق می‌توان برای قرار دادن تلویزیون‌ها یا در معرض نمایش گذاشتن محصولات استفاده کرد.

میزهای T شکل

یکی دیگر از انواع مدل میز اتاق کنفرانس میزهای T شکل است. بهترین حالت برای اداره جلسات استفاده میزهای T شکل است؛ در این حالت سخنران، مجری یا مدیر ارشد در قسمت بالایی می‌نشیند و بحث را تا انتهای میز به خوبی نظارت و هدایت می‌کند.

میزهای گرد تو خالی

بهترین مورد برای جلساتی که نیازی به ارائه به استفاده از ابزارهای نمایش یا تخته برای نوشتن مطالب ندارند، استفاده از میزهای گرد تو خالی است. این میزها از ترکیب چند میز هلالی شکل در کنار هم تشکیل می‌شود.

میزهایی با اشکال چند ضلعی

یکی دیگر از انواع مدل میز اتاق کنفرانس میزهایی اشکال چند ضلعی است. اشکال چند طرفه مانند هشت ضلعی برای گروه‌های بزرگ‌تر از 20 نفر مناسب است. در این حالت هر چند که تعداد افراد زیاد باشد یا میز ابعاد زیادی داشته باشد افراد به راحتی می‌توانند با مدیر و سایر افراد ارتباط برقرار کنند.

انواع صندلی اتاق کنفرانس

تجهیزات اتاق کنفرانس : صندلی اجرایی

• صندلی اجرایی (executive chair) یک صندلی اداری ممتاز و دارای پشتی بلند است و کل قسمت بالاتنه را پوشش می‌دهد.
• صندلی اجرایی معمولاً به رئیس و رده‌های بالای شرکت اختصاص دارد.
• این صندلی با تکیه‌گاه بلند، طراحی ظریف، دسته‌های محکم و روکش‌های چرم مشکی سنتی حس قدرت، اقتدار و فرماندهی را القا می‌کند.
• به ویژه افراد قد بلند می‌توانند از فضای اضافی و تکیه‌گاه صندلی‌های اجرایی به خوبی بهره مند شوند.

 

 مقاله پیشنهادی:  ” انتخاب رنگ مبل اداری “

 

از تجهیزات اتاق کنفرانس : صندلی‌های اداری و ساده چرمی

تمام روکش‌های صندلی کنفرانسی از چرم است. این صندلی مانند صندلی کارمندان است با این تفاوت که کیفیت و زیبایی بیشتری دارند و می‌تواند گزینه خوبی برای استفاده در اتاق کنفرانس باشد.

از تجهیزات اتاق کنفرانس : صندلی با امکان تغییر ارتفاع

مدیران شرکت معمولاً از این نوع صندلی استفاده نمی‌کنند اما قابلیت تنظیم ارتفاع این صندلی باعث شده که اکثر افراد آن‌ها را بپسندند و برای اتاق کنفرانس و جلسات از آن‌ها استفاده کنند.

از تجهیزات اتاق کنفرانس : صندلی‌های اتاق هیئت مدیره (Boardroom chair)

این صندلی‌ها کاربردهای مختلف دارند و می‌توانند در مکان‌های مختلف یک شرکت استفاده شوند اما دسته‌ها و پایه‌های این صندلی به گونه‌ای تهیه شده که برای نشستن دور انواع میزهای کنفرانس مناسب هستند.

دیگر تجهیزات اتاق کنفرانس

وجود فناوری

از آن جا که از اتاق کنفرانس برای بررسی ماهانه روند شرکت، ارائه داده‌ها، جلسات هیئت مدیره و موارد دیگر استفاده می‌شود، برای برجسته سازی اطلاعات مربوطه، فناوری‌های نوین نیاز است. از طرف دیگر، یک اتاق کنفرانس با طراحی عالی و تجهیزات پیشرفته اعتماد به نفس ایجاد می‌کند و باعث می‌شود مشتریان بیشتری به چنین شرکت‌هایی اعتماد کنند. یک اتاق کنفرانس کاربردی باید ابزاری داشته باشد که همکاری را تا حد ممکن آسان ‌کند. این همکاری از یک گفت‌وگوی ساده با یک شخص دیگر تا ایده پردازی به صورت تیمی یا کنفرانس ویدیویی با همکاران در سراسر جهان را شامل می‌شود. فناوری‌های مورد استفاده در اتاق می‌توانند شامل ماژیک و تخته سفید، تخته‌های هوشمند برای کشیدن طرح کلی یا نرم افزار برای کنفرانس ویدیویی، تلویزیون، دوربین‌های وب‌کم مناسب، پروژکتور، تجهیزات مربوط به صدا و بلندگو باشد.

نورپردازی مناسب

نورپردازی تأثیر بسزایی در کیفیت جلسه یا سخنرانی‌های ارائه شده در آن دارد. روشنایی زیاد، چشم را خسته می‌کند یا حتی ممکن است سردرد ایجاد کند. در اتاق کنفرانس باید از نور‌پردازی‌هایی به صورت غیر مستقیم و متعادل استفاده کرد.

حفظ حریم خصوصی

به دلیل کاربرد و ماهیت اتاق کنفرانس، این مکان باید حریم خصوصی را به خوبی حفظ کند و عایق صدا داشته باشد زیرا این مکان یکی از مکان‌های اصلی برای انجام مکالمه‌های محرمانه است. استفاده از دیوارهای نازک یا پانل‌های شیشه‌ای زیاد، باعث از بین رفتن حریم خصوصی در گفت‌وگوها می‌شود.

رنگ اتاق

رنگ روی دیوارها می‌تواند کل جو اتاق را تغییر دهد. برای تقویت تمرکز و آرامش، از رنگ‌های آرام و روشن استفاده می‌شود. از طرف دیگر، رنگ‌های روشن‌تر، حس خلاقیت، انگیزه و اشتیاق را بیشتر می‌کنند. علاوه بر رنگ، از المان‌هایی که باعث شلوغی محیط و حواس پرتی می‌شوند، نباید استفاده کرد. از دیگر ملزومات اتاق کنفرانس می‌توان به داشتن سیستم تهویه مناسب، محلی برای قرار دادن غذا و نوشیدنی و دسترسی مناسب به اینترنت اشاره کرد. اتاق کنفرانس یکی از اتاق‌های مهم در هر شرکت است. این اتاق به دلیل ماهیتی که دارد باید تنوع داشته باشد تا بتواند کارکنان را برای انجام کار بهتر ترغیب کند. داشتن فضاهای کاری آراسته و کاربردی که در آن کارمندان بتوانند متناسب با نیاز خود به راحتی کار کنند، برای بالا نگه داشتن سطح بهره‌وری ضروری است. از این رو طراحی اصولی این اتاق، نوع چیدمان و استفاده از میز و صندلی مناسب برای این فضا از اهمیت بالایی برخوردار است. همچنین ملزوماتی که در اتاق کنفرانس وجود دارند، باید از کیفیت مطلوبی برخوردار باشند تا افراد بتوانند با استفاده از آن‌ها جلسات خوبی را برگزار کنند.